A jó szervezetfejlesztés nem történhet pusztán érzésből, hangulati alapon. Céljai vannak és irányt mutat a célok eléréséhez.
Ez csak akkor lehetséges, ha adatokra támaszkodik. A szervezetfejlesztés szoftverrel azt jelenti, hogy szisztematikusan gyűjtött adatok gépi elemzésével precíz képet és pontos iránymutatást kapsz arról, hová és hogyan fejleszd a vállalatodat.
Mit érdemes a szervezetfejlesztés során szoftverrel mérni, nyilvántartani, elemezni?
Érdemes felmérni pl. a munkatársak szakmai tudásszintjét. Célszerű vizsgálni a feladatok elvégzésének minőségét, a munkatársak teljesítményének változását, fejlődését. A problémamegoldásban és helyzetfelmérésben gyakori a kérdőíves véleménykérés, adatgyűjtés, ötletbörze is.
Könnyen belátható, hogy a gyűjtött adatok akár nagy mennyiségűek is lehetnek. Ezért azt is érthető, hogy a szervezetfejlesztés szoftverrel, szoftveres támogatással sokkal jobban tervezhető és elemezhető mint a papír alapú nyilvántartással.
Ebben a bejegyzésben két saját fejlesztésű hálózati szoftver: a Brainmachine Elektronikus Tudásteszt valamint a Quick Employee Evaluation előnyeiről tudsz meg lényeges dolgokat.
Szervezetfejlesztés szoftverrel – a teljesítmény fejlődésének támogatása a QuickEE segítségével
A szervezetfejlesztés egyik lényeges eleme, hogy megtudjuk, a helyesen definiált folyamatokat az egyes dolgozók milyen minőségben tudják elvégezni. Olyan kritériumokra van szükség, amik
- egységesek, vagyis minden munkatársat, aki az adott feladatot végzi, egyforma szempontból ítél meg
- képes arra, hogy láthatóvá tegye a feladatvégzés fejlesztésének útját
- áttekintést nyújt az egyének, a csoportok és az egész cég feladatvégzési hatákonyságáról, valamint
- megmutatja, hogyan alakul a munkavégzés minősége az idő folyamán
A vállalatoknál gyakran előfordul, hogy a vezetők eltérő mércével bírálják el a munkatársaikat, véleményüket egy-egy részterület alapján fogalmazzák meg vagy érzésekre hagyatkoznak tények helyett. Ezzel sok esetben konzerválják a középszerűséget, elszalasztják a munkatársakban levő lehetőségeket és nagy lökést adnak a fluktuáció erősödésének.
A teljesítmény értékelés nyilvántartására, a teljesítmény mérésére számos elektronikus megoldás született. A szervezetfejlesztés szoftverrel azonban nem elsősorban mérni akar. Célja a szervezetfejlesztés, a teljesítmény és a minőség javítása. Épp ezért lényeges, hogy a Quick Employee Evaluation teljesítményértékelő szoftver nem csak a mérésre, hanem emellett a fejlesztésre is öszpontosít.
Miért fontos, hogy a szervezetfejlesztéshez tartozó teljesítményértékelés szoftverrel is dokumentálva legyen?
A szervezetfejlesztéshez olyan eszközre van szükség, amely nem csak a célok elérését, hanem az ahhoz vezető készségek fejlettségét is nyilvántartja. Hiszen a célok elérése csak akkor lehetséges, ha a munkatársak képesek a szükséges feladatok, lépések, elvárások teljesítésére.
Ahhoz, hogy érzékelhető legyen a célok felé haladás és tudatossá váljon a szervezetfejlesztés, szükség van a helyzet rendszeres értékelésére és dokumentálásáre.
A papír alapon végzett dokumentáció azonban sajnos csakhamar átláthatatlanná válik. Az eredmények nyomon követése, kiértékelése, elemzése a vállalatvezetés számára szinte lehetetlen.
Mindezt elektronikus formában, egységes elvárások szerint kell tennie. Olyan eszközre van szükség, ami a felsővezetők számára is lehetővé teszi a vezetői munka ellenőrzését.
A QuickEE lehetővé teszi, hogy a legkülönbözőbb munkakörökben dolgozó munkatársak értékelését egyetlen grafikonban áttekinthesd. Azonnal látod, hol vannak a gyenge pontok és azt is, a munkatársak felkészültsége vajon javult vagy romlott az elmúlt időszakhoz képest? A szervezetfejlesztés szoftverrel sokkal nagyobb rálátást, lényeglátást biztosít, mint a papír alapú értékelések átnyálazása, vagy excel diagrammok böngészése.
A szakmai tudás mérése és fejlesztése – a szervezetfejlesztés mostohagyereke is automatizálható
A vállalatvezetők és szakmai vezetők általában kevés adattal rendelkeznek a munkatársak szakmai tudásáról. Csak a hibák, az ellenőrzésen feltáruló problémák, az ügyfélpanaszok és elmaradt értékesítési eredmények jelzik, hogy nincs minden rendben.
Milyen példákat találunk a hiányzó szakmai tudásra? Az értékesítési tréningeken pl. gyakran előfordul, hogy egy termék vagy szolgáltatás tulajdonságairól eltérő ismeretekkel rendelkeznek az értékesítők. Sokszor hamis kép él bennük egy-egy termék iránt. Hasonlóan téves képzetek élnek a termelésben dolgozók fejében a szabványokról, munkavédelmi előírásokról. A munkavégzéshez használt eszközök kezelése is gyakran nem egyértelmű.
Milyen előnyei vannak a szoftveres tudásfejlesztésnek?
A hagyományos szakmai oktatások, a papír alapú vizsgák ezen a ponton nem nyújtanak tartós megoldást. Nem nyújtanak, mert nem személyre szabottak, nem előzi meg őket a hiányos területek feltárása, hiányzik belőlük az automatikus tudáshoz szükséges rendszeres ismétlés.
A szervezetfejlesztés szoftveres támogatását jelenti itt egy oktató és vizsgáztató szoftver, ami automatikusan műkdöik. Erre a célra jött létre a Brainmachine Elektronikus Tudásteszt.
A Brainmachine Elektronikus Tudásteszt lehetővé teszi:
- A dolgozók tudásának időszakos vagy rendszeres tesztelését.
- A dolgozók tudásának folyamatos fejlesztését napi néhány tesztkérdésen keresztül.
- A papír alapú vizsgáztatás megszüntetését.
- A dolgozók vagy ügyfelek véleményének felmérését saját belső kérdőívvel
- Új dolgozók részére a szakmai / vállalati ismeretek automatizált és mérhető átadását.
A Brainmachine Elektronikus Tudásteszt segítségével a szakmai oktatás és vizsgáztatás játszi könnyedséggel működik, nagy fluktuáció vagy nagy létszám esetén is. Megszűnnek az általános, a valódi probléma felett elsikló oktatások, nincs szervezési probléma vagy munkaidő kiesés, nem kell az oktatás vagy vizsga helyszínére utazni. Vége a papír alapú tesztjavítgatásnak – a vizsgaeredmények azonnal készen állnak. A szervezetfejlesztés ezzel a szoftverrel töredék időben megoldható.
A szakmai tudás hiányosságainak feltárása, a hiánypótló ismeretek oktatásának elektronikus csatornára terelése hatalmas megtakarítást és soha nem látott precizitású teljesítmény értékelést tesz lehetővé.
Ötletgyűjtés, véleménykutatás, helyzetfelmérés szoftverrel
Ha a szervezetfejlesztés szoftverrel a téma, az első ami a cégvezetők eszébe jut, az a véleménykutatás, helyzetfelmérés automatizálása.
Semmi sem kézenfekvőbb annál, mint feldobni egy témát és várni az ötleteket.
A régi ötletláda még sok helyütt forgalomban van, de gyakran üresen marad. A sarokban magányosan álldogáló láda nem igazán inspirál világrengető ötletek megosztására.
Egy elektronikus kérdőív viszont aktívan megszólítja a munkatársakat, személyre szabottan kiküldhető és az eredmények is jobban nyilván tarthatók.
A munkatársi véleményfelmérésre és ötletgyűjtésre szintén jól alkalmazható a Brainmachine Elektronikus Tudásteszt. A szoftver kérdőív modulja személyre szabottan és szabályozottan képes kezelni az általad létrehozott kérdőíveket. A kiértékelés pedig szintén automatikus, a válaszok jól csoportosíthatóak és az eredmények grafikonon is megjeleníthetők.
Szervezetfejlesztés támogatása szoftverrel – milyen a jó megoldás?
Választhatsz ingyenes eszközöket, mint például a google kérdőív. Ez máris jó döntés, hiszen gyorsabb, takarékosabb, mint bármilyen papír. Az ingyenes eszközök ugyanakkor nem vállalatfejlesztére kerültek kialakításra. Így nagy teljesítményt, jelentős könnyítést ne várj tőlük.
Nyilván vannak drága és bonyolult vállalati rendszerek is, amiket erre a célra használhatsz. Esetleg megbízol egy olyan szervezetfejlesztő céget, aki ilyenekkel dolgozik. Ez azonban nagy költségeket és állandó függőséget jelent egy külső szolgáltatótól. Nagyvállalatként valószínűleg mégis ez lesz a járható út, mert integrálható egyéb vállalatirányítási szoftverekkel is.
A Brainmachine Elektronikus Tudásteszt és a Quick Employee Evaluation szoftverek a fentiekkel szemben olyan célszoftverek, amik a nagy rendszerek töredék áráért megbízhatóan és gyorsan adják meg azt, amire szükséged van: a helyzetelemzést és a trendek kimutatását.
