A szervezetfejlesztés együtt jár egy cég növekedésével. Ahogy a cég növekszik, úgy lesz egyre fontosabb a tervezett, tudatos, végletekig hatékony és rugalmas cégstruktúra kialakítása. Miért is zajlik mégis spontán módon egy cég fejlődése? A válasz egyszerű: a mindennapi rutin és az eseti kihívások megoldása mellett nehéz időt szakítani a tervezett struktúra kialakítására.
A szükségszerű fejlődési pontok megugrása átmenetileg megnövekedett terhelést jelent, plusz kapacitásokat igényel. Ezzel a legtöbb vállalat nem rendelkezik. Ez jól is van így, hiszen a munka elvégeztével ezekre a kapacitásokra már nincs szükség – a jól felépített cég rutinszerűen működik.
Az időhiány és a belső erőforrások szükségszerű szűkre szabottsága a másik oldalon nagy akadálya a szervezetfejlesztésnek. A Győri Tréning, vagyis dr. Daróczi Zoltán és Reinhardt Éva szervezetfejlesztők pontosan itt nyújt életmentő segítséget:
- összesen több, mint 30 év munkatapasztalattal gyorsan megtaláljuk a fejlesztendő pontokat
- nem csak megtaláljuk a gyenge pontokat, de tudjuk a megoldást is
- hatékonyan dolgozunk, saját fejlesztésű online és offline eszközöket is igénybe véve
- tréneri és folyamatjavítói tudásunkkal elvégezzük a szükséges munkát
- fenntartható, önjáró rendszereket alakítunk ki, így a megrendelőnek nincs más dolga, mint
- ránk bízni a feladatot és élvezni a végeredményt.
Számunkra ezt jelenti a szervezetfejlesztés: Sok év fejlesztési munkáját végezzük el néhány hét vagy hónap alatt. Ezzel mérhetetlen előnyhöz juttatjuk megbízóinkat. Rengeteg költséget takarítunk meg a tévutak elkerülésével. Az Ön cége pedig hamarabb válik igazi pénztermelő géppé.
Ahogy a házépítés is csak szakemberekkel igazán gyors és tökéletes – a szervezetfejlesztésnek is a külső szakértő ad igazi lendületet. Ön megrendeli a kívánt épületet, majd a munka elvégeztével beköltözik – ilyen egyszerű a szervezetfejlesztés is.
I. A szervezetfejlesztés sziklaszilárd alapja: a diagnózis avagy helyzetfelmérés
Mielőtt elkezdődne a szervezetfejlesztés, felmérjük az aktuális állapotot. A helyzetfelmérés számunkra több dolgot is jelent. Mivel egy cég fejlettsége, optimális működése több tényezőből áll, így több oldalról kell azt megközelíteni.
Egy alapos helyzetfelmérés négy fontos lépésből áll:
- Egyrészt szükség van egy áttekintésre a cég fejlettségének egészére nézve. Hol tart most a vállalat a cégfejlődés szakaszait illetően és mi a következő lépés?
- Másrészt szükség van a struktúra vizsgálatára: milyen folyamatok vannak a cégben, hogyan vannak meghatározva a felelősségi körök, egyértelműek és tiszták-e a belső viszonyok?
- Adódik az a kérdés is, hogy vajon mindenki a képességeinek, személyiségének megfelelő helyen van-e a vállalatnál?
- Végül az is fontos, mennyire jó a belső együttműködés, hol vannak kommunikációs nehézségek?
A továbbiakban áttekintjük ezt a négy lépést, ami négy kérdés megválaszolásából áll.
A szervezetfejlesztés első kérdése: hol tart most a vállalat és mi a következő lépés?
A munka elején mindig a helyzetfelmérés áll – hol tart most az Ön cége és mi a következő lépés, amit meg kell tenni. A cégek fejlődésének megvan a maga törvényszerűsége. Ichak Adizes népszerű modellje alapján meg tudjuk állapítani, hogy a Cégfejlődés Szakaszai közül melyik áll a legközelebb a cége jelenlegi állapotához. Ebből már jól követhető, hogy a szervezetfejlesztés az Ön konkrét helyzetében milyen feladatokat hoz magával: hiányzó struktúrákat kell kialakítani vagy éppen meglévő folyamatokat kell hatékonyabbá tenni? Esetleg a rugalmasság vagy a megújulás képessége fejlesztendő?
A szervezetfejlesztés során előzetes interjúval tájékozódunk a cég történetéről, döntéshozatali mechanizmusairól, működéséről. Egy óra időtartam általában elég arra, hogy be lehessen azonosítani az aktuális helyzetet és ki lehessen tűzni a rövid és középtávú célokat.
A második kérdés: milyenek a belső struktúrák? Mennyire egyértelműek a felelősségi körök és elvárások?
Egy vállalat belső folyamatai nem mindig teljesen tudatosak és tiszták. Vannak folyamatok, amiket elvégeznek ugyan, de azok rejtve vannak, nem tudatosak. Vannak olyanok, amelyek szabályozva vannak, de nincs egyértelmű felelősük. Megint másoknak több felelőse is van.
A szervezetfejlesztés kiindulópontjaként modellezzük a vállalat működését, belső folyamatait. Megtaláljuk azokat a lukakat, amik még nincsenek betömve, azokat a folyamatokat, amik rejtve vannak. Térképet rajzolunk a vállalat belső működéséről.
A folyamatok feltérképezését minden tekintetben ránk bízhatja. Megfelelő előkészítés után a munkatársak bevonásával adatgyűjtést végzünk, majd elemezve a kapott adatokat korrekt visszajelzést és javaslatot adunk. A cégvezetőnek vagy tulajdonosnak nincs más dolga, mint megbízni bennünk. Az eredmények egy átlagos vállalatnál 2-3 hét alatt megszületnek.
Az átlátható, tudatos működés már önmagában is hatalmas időmegtakarítással és ugrásszerű hatékonyságnövekedéssel jár. Pedig az emberekhez és a folyamatokhoz még nem is nyúltunk hozzá.
A szervezetfejlesztés harmadik kérdése: mindenki a megfelelő helyen van?
Megfelelő embert a megfelelő helyre! Sok munkahelyi konfliktus és probléma oka, hogy egy munkatárs a személyiségének nem megfelelő feladatot lát el. Az ilyen helyzet mind a munkatárs, mind a cég szempontjából vesztes-vesztes kimenetet jelent. Az erőforrások megfelelő használatához szükség van a munkatársak munkamotivációjának, személyiségének ismeretére. Erre a feladatra személyiségtesztet (DISC személyiségtipológia) és készségfelmérő teszteket (pl. munkamotivációs teszt, konfliktuskezelési teszt) használunk.
A folyamatok feltérképezése után meghatározzuk, hogy milyen személyiségtípus érzi jól magát egy-egy feladatkörben. Ezt követően online vagy papír alapú tesztekkel felmérjük a munkatársak személyiségtípusát és erősségeit. A két adatot egymáshoz párosítva azonnal látni fogjuk, ki van a számára megfelelő feladatkörben és ki az, aki inkább egy másik területen tudna jól teljesíteni. Természetesen a visszajelző, kiértékelő beszélgetés feladatát is elvégezzük, így minden munkatárs korrektnek, építő jellegűnek fogja érezni a felmérést.
A negyedik kérdés: milyen a belső együttműködés? Vannak-e klikkek, magukra hagyott területek?
Gyakori tapasztalat, hogy egy cég különböző területei alig tudnak a másik helyzetéről, problémáiról. A visszacsatolás és a szisztematikus elemzés hiánya hamis képet alkothat a cég működéséről. A szervezetfejlesztés felmérő szakaszában ezt a területet is pontosan vizsgáljuk. A valós helyzet anonim kérdőívekkel és személyes interjúkkal napok alatt felderíthető. Amennyiben az eredmények visszacsatolása egy csapatépítő program keretében történik, úgy a problémák egy része szinte azonnal meg is oldódik.
Egyedülálló 108 kérdéses online szervezetdiagnosztikai kérdőívünk 12 ponton méri fel a belső együttműködést, a problématerületeket. A kiértékelés azonnali, így akár 2-3 napon belül fel tudjuk mérni egy tetszőleges létszámú vállalat belső együttműködését. Az anonim online kérdőívet személyes interjúkkal kiegészítve pontos képet készítünk arról, hogyan élik meg a munkatársak a cégen belüli együttműködést. Egy kiértékelő csapatépítő workshop pedig segít abban, hogy az eredményt elfogadják és együttműködjenek a helyzet javításában.
A legjobb a felmérésben az, hogy a vezetők részéről nem igényel jelentős idő és energia befektetést. Sőt, még a munkavállalókat sem terhelik meg túlságosan a felméréshez kapcsolódó feladatok. Ha Ön meghozta a döntést a felmérésről, akkor bármilyen leterheltség mellett is 2-3 héten belül komoly elemzést kap a kezébe, soha nem tapasztalt pontossággal fogja látni a fejlesztéshez szükséges lépéseket.
II. A szervezetfejlesztés kivitelezése. A folyamatok és az emberi erőforrás fejlesztése
A felmérés még nem a cél, hanem csak a kezdet. Csak annyit ér, amennyit utána a megvalósítással el tudunk érni. A szervezetfejlesztés során szükség lehet
- a folyamatok újragondolására
- a folyamatok optimalizálására, hatékonyság növelésre
- rendrakásra a dokumentációban, raktározásban, felelősségi körökben stb.
- a beosztottak és a vezetők közötti kommunikáció fejlesztésére
- a munkatársak egyéni képességeinek fejlesztésére
Bármi is legyen a feladat, ezek többségét meg is tudja oldani velünk. Reinhardt Éva több, mint 10 éve foglalkozik folyamatok javításával és vállalatszervezéssel. Olyan nagyvállalatoknál, mint a Dr. Oetker és a Samsonite szerzett a folyamatjavításban felbecsülhetetlen értékű gyakorlatot. A vezetők és beosztottak közötti együttműködés javítását, a munkavállaláshoz szükséges készségek fejlesztését pedig dr. Daróczi Zoltán 20 éves tréneri gyakorlata biztosítja.
Online tréningek, folyamatjavító workshopok, egyéni és csoportos készségfejlesztő programok segítségével hatékonyan és költségtakarékosan alakítjuk ki a verhetetlen munkatársi csapatot. Saját szoftverünk, a Quick Employee Evaluation segítségével nyomon tudjuk követni minden egyes munkavállaló készségeinek, szakmai tudásának fejlettségét és fejlődését. A Brainmachine Elektronikus Tudásteszt pedig olyan hálózati vizsgáztató és oktatószoftver, amivel a szakmai tudás bármikor egy gombnyomással tesztelhető. Segítségével még az új dolgozók betanítása is nagymértékben automatizálható.
Hogyan tovább? Mi a szervezetfejlesztés első lépése?
Az első lépés a tájékozódó beszélgetés. Egy ingyenes online vagy telefonos helyzetfelmérés során közösen tisztázzuk, milyen fejlettségi szinten áll az Ön cége, mik az Ön elvárásai és mi lehet a következő fejlődési cél. Ezután felvázoljuk Önnek az első lépéseket és elkészítjük a költségkalkulációt. A részleteket természetesen személyesen is egyeztetjük.
A szervezetfejlesztés első lépése, a cégfejlettséget felmérő beszélgetés tehát ingyenes . Már ezzel a lépéssel is fontos belátások, eredmények születhetnek.
Miután megkötöttük a szerződést, a szervezetfejlesztés feladata a mi dolgunk. Kipróbált eszköztárunkkal végigvisszük a szervezetfejlesztés szükséges lépéseit, és az Ön cége továbblendül a fejlettség következő szakaszára. A cél a megbízhatóan működő pénztermelő gép kialakítása.