Eisenhower mátrix – az időgazdálkodás alapeszköze

Az Eisenhower mátrix vagy Eisenhower módszer azt a célt szolgálja, hogy le tudd redukálni az elvégzendő feladatok számát anélkül, hogy a fontos dolgok elmaradnának.

Miért is érdemes ismerned az Eisenhower módszert? Egy tipikus munkavállalónak számtalan dologra kell odafigyelnie. Már reggel utolérik a feladatok, amiket e-mailen, újabban pedig már üzenetküldő programokban osztanak ki neki. Az adatait a felhő alapú tárolás segítségével már bárhonnan elérheti, nem hivatkozhat arra, hogy a munkahelyi gépen maradtak. A mobil internet a felhőtlen munkavégzés helyévé varázsolja bármelyik wellness szálloda fürdőmedencéjének a partját. Nincs nyaralás, csak folyamatos munka. Az Eisenhower mátrix segítségével viszont könnyebben el tudja dönteni, melyik feladatnak milyen figyelmet szenteljen.

Az Eisenhower mátrix kétségtelenül az egyik leghíresebb időgazdálkodási eszköz. Nevét Dwight D. Eisenhower elnök nevéről kölcsönözte, aki 1953-1961 között volt az Egyesült Államok elnöke. Hivatali ideje alatt állítólag ezzel az eszközzel rendezte napi feladatait. Bár erre nincs közvetlen bizonyíték, a legenda alapján máig az ő nevét viseli az egyik legismertebb prioritás felállítási módszer.

Bármennyire is sok dolgod van, annyira nem lehetsz leterhelt, mint az Amerikai Egyesült Államok elnöke. Ha neki sikerül kézbe vennie az időgazdálkodását, számodra is van esély.

Vannak “fontos” és vannak “sürgős” dolgok – a mátrix két rendező szempontja

Eisenhower elnök szerint a feladatokat két szempontból osztályozhatod: fontosság és sürgősség szempontjából.

a) A feladatok lehetnek fontosak, mégpedig a saját munkaköröd, felelősséged, céljaid szempontjából. Honnan tudod meg, hogy mennyire fontos egy feladat? Nos csak az a feladat “fontos”, ami NEKED fontos, vagyis a TE céljaidat szolgálja. Figyelj jól oda a különbségre: valamilyen szempontból minden feladat “fontos” – te azonban csak arra figyelj, ami “neked fontos”.

b) A feladatok lehetnek sürgősek, ami a teljesítés időpontjára vonatkozik. Azok a feladatok “sürgősek”, amikkel azonnal foglalkoznod kell, amit nem tolhatsz el későbbi időpontra.

A két szempont nem egyformán érvényes a konkrét feladatokra. Nem minden fontos feladat sürgős és nem minden sürgős feladat fontos. Sőt, egy feladatra érvényes lehet mindkét szempont, de akár egyik sem. Ebből fakad, hogy négyféle feladattípust lehet megkülönböztetni. Ez a négyféle feladattípus az Eisenhower mátrix alapja.

Az Eisenhower mátrix 4 feladat típusa és az időtervezés alapjai

A két szempont – sürgős és fontos – kombinációjából 4 feladat típus keletkezik, amit betűkkel jelölsz:

  • A típusú feladat – sürgős és fontos
  • B típusú feladat – nem sürgős de fontos
  • C típusú feladat – sürgős de nem fontos
  • D típusú feladat – nem sürgős és nem fontos
Eisenhower mátrix

Az időtervezés azzal kezdődik, hogy készítesz magadnak egy feladatlistát. Ezen a feladatlistán szerepeljen minden feladat, amit egy adott napon vagy héten el kell végezned.

Ha elkészült a feladatlista, akkor a rajta lévő feladatokat besorolod a négy kategória valamelyikébe. Melyik az, ami fontos és sürgős, fontos és nem sürgős, sürgős de nem fontos vagy éppen se nem fontos se nem sürgős?

Hogyan kezeld a különböző típusú feladatokat?

A típusú (sürgős és fontos) feladatok: Ezek abszolút prioritást élveznek. Neked kell elintézned őket, méghozzá haladéktalanul.

Amikor a feladataidat vizsgálod, vedd figyelembe, hogy valamilyen szempontból valakinek minden feladat lehet “fontos”. Ezért nem önmagában kell a feladatot nézned, hanem a saját céljaiddal vagy tulajdonképpeni feladatköröddel összefüggésben. Ha ezeknek a feladatoknak közel van a határideje, mindenképpen előre kell venned őket.

B típusú (nem sürgős, de fontos) feladatok: Ezek fontosak, de későbbre halaszthatóak. Az Eisenhower mátrixban a B típusú feladatok a LEGFONTOSABBAK! A B típusú feladatokat tudatosan be kell tervezned.

A B típusú feladatok könnyen a halogatás áldozatai lesznek, egészen addig, amíg végleg el nem maradnak, vagy A kategóriás feladatokká nem válnak. Mindkét kimenet kedvezőtlen – az elsőnek jóvátehetetlen következményei lehetnek (pl. betegség), a másodiknak pedig folytonos tűzoltás az ára. Tipikus példa a B típusú tevékenységre minden olyan dolog, ami az egészségeddel vagy a hosszú távú személyes céljaiddal összefügg. Ezek általában soha nem lesznek “sürgősek”, mindig halaszthatók és ha nem figyelsz oda, végleg elmaradnak.

C típusú (sürgős, de nem fontos) feladatok: ezekkel könnyen megtelik a nap, tehát érdemes megszabadulni tőlük.

Jellemzőjük a C típusú feladatoknak, hogy azonnal el kell intézni őket, a hosszú távú céljaid érdekében nincs jelentőségük vagy nem a te valódi feladatkörödbe tartoznak. Rendszerint VALAKI MÁSNAK FONTOSAK, nem pedig neked. Az Eisenhower mátrixból következik, hogy delegálnod kell őket.

D típusú (nem sürgős és nem fontos) feladatok: Ezek bármikor elvégezhetőek és akár el is lehet hagyni őket. Az Eisenhower mátrix szerint nem tilos ilyen feladatokat végezni, de jó, hogyha a nap végére hagyod őket!

Példák a D típusú feladatokra: még egy kávét hozol a konyhából, pedig nincs is szükséged kávéra; átgörgeted az ismerőseid Facebook bejegyzéseit; átdolgozol egy már megfelelően kidolgozott prezentációt, hogy még jobb legyen; elhozod a gyereket az iskolából, pedig maga is haza tudna jönni.

Használd az Eisenhower mátrixot minden reggel a tervezéskor és a nap végén a napod kiértékelésekor! Légy sziklaszilárd a céljaidhoz fontos feladatok elvégzésében és kreatív a lényegtelenek elkerülésében!