4.S Seiketsu azaz szabványosítás – standardizálás

A Szabványosítás – standardizálás (standardizing – „seiketsu”) – miután kialakítottad az első 3S rendszerét, alkoss standardokat, amik leírják hogyan működjön, és nézzen ki a munkahely akármilyen helyzet is adódik.

Miről volt szó eddig?

Az első két leckében arról volt szó, miért fontos az, hogy meghatározzuk a munkahelyen a munkavégzéshez szükséges dolgokat, és hogyan távolítsuk el azokat amire nincs szükség az értékteremtő munkához. Volt szó arról, hogy minden, ami szükséges annak legyen kijelölt helye, és minden a kijelölt helyén legyen lehetőség szerint a szükséges, illetve a tényleges mennyiség feltüntetésével. A rendrakás után minden legyen felcímkézve és színnel jelölve.

Írtam a takarítás jelentőségéről, hogy nem csak azért fontos, hogy rend és tisztaság legyen, hanem célja a rendelleneségek észrevétele is.

Amikor én költöztem új lakásba az új konyha adottsága miatt kénytelen voltam pár újítást eszközölni. Több nyitott polcom volt, és kevesebb fiókom. Ezért vásároltam tárolóüvegeket a lisztnek, cukornak tésztának stb. Kialakult ezután az a folyamat, hogy amint megvettem a lisztet beleöntöttem a felcímkézett üvegbe. Nálam ez lett a szabvány.

Gyakran hallom, hogy vállalatok az 5S-t csak 3S-ként emlegetik és csak az „első 3S-t” vezetik be. Ezzel valóban sikerül egy nagytakarítást eszközölni a munkahelye. Ha azonban hosszú távon szeretnél pazarlásoktól mentes működést elengedhetetlen a szabványosítás és szinten tartás, illetve továbbfejlesztés.

Megszámlálni sem tudom hányszor hívnak fel azzal a problémával, hogy „Bevezetünk valamit, ami jó ötlet, és mégsem marad úgy, hanem minden visszarendeződik!”. Gondoljad át kérlek te hány ilyen bevezetett és visszarendeződött folyamatot, ötletet tudsz felsorolni? Hányszor dühített már, hogy valamit jobbá akartál tenni, hoztál egy intézkedést és mégsem valósult meg hosszútávon a bevezetése?

Ez a lecke pont ebben segít neked, hogy ami jó és hasznos azt hogyan lehet a vállalat életébe hosszútávon beilleszteni.

A következő lépés: szabványosítás – (standardizing – „seiketsu”)

Miután kialakítottad az első 3S rendszerét, alkoss standardokat, amik leírják hogyan működjön és nézzen ki a munkahely akármilyen helyzet is adódik.

Tulajdonképpen a szabványosítás a teljes tisztaságnak és rendnek a következménye. Az első három módszertani elem következetes használatának azon módszere, ami a fenntartás alapját képezi.

Cél, hogy minden olyan műveletet standardizálj, ami egynél többször megjelenik a munkavégzés során, azaz ismétlődik.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy minden munkatárs munkájához precízen kidolgozott munkaleírásokat, folyamat leírásokat definiálsz 3 alapelemre támaszkodva:

• Standard/folyamatközi készlet
• Ütemidő
• Műveleti sorrend

Mindenkor a szemed előtt kell tartani a legfontosabb dolgokat! Melyek ezek?

• A folyamatos fejlesztés (kaizen) megvalósítása sosem lehetséges egyetlen fix legjobb megoldással!
• A csapat kihagyása, a magányos fejlesztés kifejezetten káros a jobbítást illetően. Kizárólag egy csapattal működtethető a folyamatos felülvizsgálata a standardizált folyamatoknak, mert azok a kollégáink tudják a legjobb jobbítási javasaltokat adni, akiknek a munkaterülete a „genba” azaz „a terület, ahol a dolgok történnek”.
• A standardizálás alapot képez a folyamatos fejlesztéshez.

A standardizálás gyakorlati szabályai

Az 5S módszert alapul véve a gyakorlatban a következő módszerekkel lehet kivitelezni:

• Alkoss eljárást a szabványok rendszeres ellenőrzésére, auditálására és az eredmények kommunikálására.

Eljárás alatt rendszeres ellenőrzési, illetve állapot vizsgálati rendszert érthetünk. Ki kell dolgoznod adatlapokat, checklistákat ami segítségével rögzíthetők a rendelleneségek illetve a továbbfejlesztési pontok. A rögzített adatokat pedig fel kell dolgoznod. Ki kell javítanod az esetleges hibát amint lehetséges, és elindítani a javításra tett ötlet kidolgozását majd bevezetését.

• Az auditokat célszerű szintenként (pl. önaudit, vezetői auditok, keresztauditok) és különböző gyakoriság szerint kialakítanod, a területi egységek igénybevételének foka szerint is. (pl. gépátadás műszakok közt, teljes önaudit hetente, vezetői havonta stb.)
• Határozz meg auditálási zónákat/területeket, hogy gyorsan és több szereplő bekapcsolásával lehessen auditálni.

Ennek lényege a több szem többet lát, illetve a különböző szempontok/nézetek összehangolása. Sosincs egy jó megoldás!

• Az eljárásban meg kell határoznod, hogy kinek mi a teendője a szabványos állapottól való eltérés esetén.

Hogyan nézzen ki az audit lap?

Töltsd le a mellékelt Excel táblát! Segítségével könnyedén létre tudsz hozni egy audit lapot a megfelelő standardizálás és szinten tartás érdekében!