Semmire sem elég az időd? Próbáld ki az időprotokoll eszközét!
A nap végén úgy érzed, hogy a feladatoknak csak a felével végeztél? Ennek oka lehet az is, hogy túl nagyok az elvárásaid vagy rosszul tervezted meg a napodat.
A sikeres sportolók, csúcsra járatott termelési rendszerek, eredményes vállalatvezetők egyik jellemzője a tudatosság. Tudják azt, hogy mi mennyi ideig tart, milyen apró elemei vannak a hatékony kivitelezésnek, hol vannak a terhelhetőség határai és mi az, amit bevállalhatnak egy olyan napon, ami csak 24 órából áll. Az időprotokoll téged is segít a tudatosság elérésében.
Az átlagember nem rendelkezik reális időérzékkel. Úgy gondolja, egy üzleti e-mailt 5 perc alatt megválaszol, egy fotó beszkennelése és elküldése megvan pár perc alatt, az autó lemosásával 20 perc alatt végez. Vagy hogy óránként 90 km-es átlagsebességgel tud haladni főúton. Így nem csoda, ha többet vállal annál, mint amit teljesíteni tud, ha a határidőket nem tudja tartani és állandóan rohan, hogy utolérje magát.
Pusztán az időkeretek reális ismerete sokat segít abban, hogy reálisan vállalható célokat tűzz ki magadnak. A napodat ugyanis úgy kell megtervezned, hogy abba akadályok és csúszások esetén is értelmesen beleférj. Egy-egy nap lehet ez alól kivétel, de állandó jelleggel nem hajthatod túl magad.
Mit jelent az időprotokoll, szakszóval time log?
Már a legelső időgazdálkodási könyvekben is szerepelt a time log, ami nem más, mint egy feljegyzés, vagyis táblázat: mikor kezdtél a nap folyamán egy feladatba és mikor végeztél vele. Lényege, hogy a reális időkeretek alapján vezeted, nem utólag töltöd ki az emlékezetedből vett adatokkal.
Az időprotokoll feladata nem a valóság megváltoztatása, hanem annak felmérése. Nem azt figyeled vele, hogy beleférsz-e valamilyen „normaidőbe” amit mondjuk az ablakpucolásra kitűztél. Sokkal inkább annak megállapítására szolgál, hogy átlagosan, reálisan, a zavaró körülményekkel is számolva mennyi idő alatt végzel egy feladattal.
Hogyan kell vezetni az időprotokollt? Kitöltésére két mód van: az egyik a folyamatos vezetés – amikor elkezdesz egy feladatot, felírod az időpontját és felírod azt is, hogy mikor végzel vele. A time log készítésének másik módja, hogy a nap folyamán időközönként megállsz és felírod, hogy az eltelt időben milyen feladatokat végeztél. (Például azt, hogy az eltelt egy órában hány e-mailt válaszoltál meg.)
Mennyi ideig érdemes vezetned az időprotokollt?
Az időprotokollt nem vezeted folyamatosan. Egy nagyjából 2 hetes megfigyelési időszak után érdemes kielemezni az eredményeket és megállapítani azt a reális időt, amit egy feladattípusra rá kell szánnod. Ezt követően egy ideig nem nyúlsz az időprotokollhoz – ez ugyanis a megfigyelés eszköze, nem arra való, hogy normaidőkkel hajszold magad.
Mihez kezdj az eredményekkel?
Amikor elkészíted a feladatlistádat a következő napra, az időprotokoll alapján a feladatok mellé tudod tenni a várható időigényt. Ezt aztán megszorzod 1,5-tel és csak annyit vállalsz, ami ezzel az értékkel értelmesen belefér a napodba.
Példa az időprotokollt használatára. Előfordulhat, hogy van egy célod, mondjuk meg akarsz tanulni egy idegen nyelvet. Egy idegen nyelv középszintű elsajátításához nagyjából 900 – 1200 óra tanulásra van szükség. Ha vezeted az időprotokollt, és abban szerepel a nyelvtanulásra szánt tényleges időmennyiség, könnyen kiszámolhatod, mennyi ideig tart teljesíteni a szükséges 900 órát. Ha elégedetlen vagy az eredménnyel, átszervezheted a tennivalóidat.
Emlékezz a teknősbéka és a nyúl meséjére! A teknősbéka legyőzte versenyfutásban a nyulat, mert a nyúl folyamatosan elkalandozott, míg a teknős kitartóan haladt. Hozzájuk hasonlóan te sem nyújthatsz egy életen keresztül minden nap csúcsteljesítményt. A siker szempontjából sokkal többet számít a kitartás, az, hogy hosszú időn keresztül dolgozol a célok elérésén. Ebben segít téged az időprotokoll eszköze.
Az időprotokollt nem önmagáért érdemes vezetni. Sokkal inkább azért, mert alapjául szolgál a tudatos időgazdálkodásnak. Ha már tudod, mi mennyi ideig tart, sokkal pontosabban fel tudod állítani a prioritáslistádat is. A prioritások felállítása pedig segít téged abban, hogy biztosabban elérd a céljaidat, sikeresebb és elégedettebb legyél.
