A vezetői kommunikáció a vállalat vezetés egyik legfontosabb eszköze.
Ebből a cikkből megtudod, hogy a fontosabb vezetői feladatcsoportokhoz milyen vezetői kommunikációs tudás szükséges. Ez a bejegyzés egy mini vezetői tréning első fejezete – a bejegyzés alján rögtön a második fejezetre kattinthatsz!
De mindjárt az elején szögezzünk is le egy alaptételt:
Nem minden munka tipikusan vezetői munka azok közül, amit egy vezető csinál. Vannak közöttük olyanok is, amik tulajdonképpen a beosztottaidra tartoznak és a lehető legkevesebbet kellene foglalkoznod velük. A vezetői kommunikáció a tipikusan vezetői feladatokhoz kapcsolódik, azok elvégzésének alapvető eszköze.
Az első kérdés: melyek a tipikusan vezetői feladatok?
Lássuk tehát, mik is a tipikusan vezetői feladatok? 3 fő feladat csoport van, ami a vezető legfontosabb felségterülete:
a) a munkaszervezés és a feltételek biztosítása
b) a csoport együttműködésének fenntartása
c) az egyén fejlesztése, betanítása, továbbképzése
Ez a három terület mindenképpen a vezető tipikus feladatköre. Ezekben a kérdésekben minden beosztott először a vezetőhöz fordul.
Nézzünk erre egy példát! Egy takarító brigád vezetőjének tipikusan vezetői feladatai közé tartozik a) a takarítóeszközök biztosítása, a takarítási terv elkészítése, c) a takarítók betanítása és annak biztosítása, hogy b) a dolgozók jól együtt tudjanak dolgozni egymással.
Ha a vezető maga is nekilát a takarításnak, akkor ebben a feladatban már nem vezetőként, hanem saját maga beosztottjaként viselkedik. Maga a munkavégzés már nem a tipikusan vezetői munkához tartozó tevékenység, bárki más is elvégezheti.
A második kérdés: hogyan függenek össze a vezetői feladatok és a vezetői kommunikáció?
Alapigazság, hogy a vezetői teljesítmény mércéje a csoport teljesítménye. Hiába vagy nagyszerű szakember és hiába dolgozol többet, mint bárki más, soha nem tudod pótolni a csoport hiányzó teljesítményét. A kommunikáció pedig a legfontosabb eszköz arra, hogy kihozd a csoport teljesítményéből a maximumot. Az alábbiakban áttekintheted a vezetői feladatcsoportokhoz kapcsolódó legfontosabb kommunikációs készségeket. Ezek olyan alapkészségek, amikben jónak kell lenned, ha jó vezetőként akarsz dolgozni.
A munkaszervezés és a feltételek biztosítása
A vezető kötelessége, hogy a feladatokat a lehető leggyorsabban, leggazdaságosabban és a legjobb minőségben elvégeztesse. Ha káosz, szervezetlenség uralkodik a csoportban, akkor az annak a jele, hogy a vezetőnek nincs ideje, képessége, szaktudása ahhoz, hogy úrrá legyen a helyzeten. Az alábbi képességek minden vezető számára szükségesek.
Célkitűzés és motiváció
Bármilyen terület vezetőjeként képesnek kell lenned arra, hogy a feladatok fontosságáról, a kitűzött célokról, az elvárások teljesíthetőségéről meggyőzd a beosztottakat. Akkor tudsz vezetőként jól dolgozni, ha mindenki világosan látja a célt, egyetért vele és megtesz mindent a célok eléréséért.
Így például egy takarító brigád csak akkor teremt valóban valóban rendet és tisztaságot, ha a dolgozók maguk törekednek erre. Ha a vezető ellenőrzésére alapul a tisztaság betartása, akkor ez sokkal nehezebb, drágább és bizonytalanabb lesz. Ahogy a vezető eltűnik, a munkavégzés színvonala romlani kezd. Nem építheted tehát a teljesítményt kizárólag a szigorú kontrollra.
A célkitűzés és motiváció a munkaszervezéshez és a feltételek biztosításához tartozik hozzá szorosan. Ezen kívül az egyén fejlesztéséhez is szorosan hozzátartozik a motivációs szint emelése.
A motivációs szint emeléséhez és fenntartásához fontos készségek: pozitív gondolkodás, érveléstechnika és prezentáció, feladatkiadás, ellenérvek kezelése és változásmenedzsment. Munkahelytől függően akár az értekezletvezetés és a moderációs eszközök használata is fontosak lehetnek számodra. Ez mind nem úri mulatság, hanem kőkemény munkaeszköz a vezető kezében.
Információáramlás megszervezése – ehhez vezetői kommunikáció kell
Az információ ugyanolyan munkaeszköz, mint bármilyen más kézzel fogható szerszám. A vezető feladata, hogy ne csak átadja az információt, hanem gondoskodjon annak pontos értelmezéséről is. Mindez nem csak a szóbeli, hanem az írásbeli kommunikációra is vonatkozik.
Ehhez meg kell ismerned a kommunikáció csapdáit, ismerned kell a tévedésmentes kommunikáció legfontosabb eszközeit. Nem beszélhetsz úgy, ahogy a természetes stílusod, mindennapi szokásaid diktálnák. Tudatos kommunikációra van szükséged.
A kommunikáció hosszú téma, de végső soron minden alap kommunikációs tréning tárgyalja ezeket. Egy jó képzésen konkrét segítséget kapsz ahhoz, hogyan alakítsd ki a saját kommunikációs csatornáidat és hogyan standardizáld azokat.
Munkafolyamatok optimális alakítása és minőségbiztosítás
A munka sok esetben több, mint az ember, aki elvégezze. Nagy terhelés alatt is pontosan, hibamentesen, stresszmentesen kell dolgoznia a csapatnak. Ehhez elsősorban ész kell és csak másodsorban szorgalom. A folyamatok optimális alakítása azt jelenti, hogy a lehető legkevesebb erővel, eszközzel és idővel végezteted el a feladatokat, lehetőleg úgy, hogy képtelenség legyen bennük hibázni.
Ha jót akarsz magadnak és az embereidnek, érdemes megismerkedni a lean, kaizen, 5S módszereivel. Ezek a gyakorlatban nem olyan ijesztőek, mint amilyennek hangzanak.
A csoport működésének fenntartása
Attól, hogy egy futballklub szerződteti a legjobb játékosokat, még nem biztos, hogy megnyeri a bajnokságot. Ahhoz ugyanis csapatmunka kell. A csapatmunka, a játékosok együttműködése pedig olyan állapot, amit a vezető alakít ki és tart fent – kemény munkával.
Az együttműködés kialakításában segít téged néhány klasszikus vezetői eszköz és ismeret. Lássuk mindjárt az elsőt!
Konfliktusok kezelése mint vezetői kommunikáció
A csapaton belül vagy a dolgozó és a vezető között természetes a konfliktusok megjelenése. Minden konfliktus egy lehetőség a problémák tartós megoldására, a kapcsolatok javítására. Ezek kezelése a vezetői kommunikáció része, a vezető munka feladata.
A példabeli takarítóbrigád életében is elképzelhetőek konfliktusok. A túlórák, hétvégi munkavégzés, szabadságok időpontja klasszikus gyújtópontok. A munkaszervezési problémák vagy az ügyfélpanaszok is a vezetőnél landolnak. Ezeket mind megfelelően kell kezelni ahhoz, hogy a dolgozók motivációja és a vevők elégedettsége tartósan magas legyen.
A vezetői kommunikáció része a konfliktuskezelési stílusok ismerete, a strukturális és folyamatbeli okok felismerése és kezelése. Ide tartozik az asszertív kommunikáció, valamint az empatikus meghallgatás képessége, ami szintén klasszikus tréningtémakör.
A konfliktuskezelési képesség nagymértékben segíti a csoport együttműködésének fenntartását, ami a vezetői feladatcsoportok közül a harmadik.
Csapatépítés
A csapatépítés nem csak jó buli és nem csak jutalom a dolgozók számára. Sokkal inkább a vezetői kommunikáció alapeszköze. A vezető pozitív kapcsolatot alakít ki beosztottjaival és arra törekszik, hogy azok egymást is minél jobban megismerjék, értékeljék, egymással jól kijöjjenek. Ehhez nem csak a céges karácsonyi vacsora, hanem a hétköznapok apró eszközei is hozzátartoznak – pl. a névnapi köszöntők.
Személyiségtípusok ismerete
Az emberek eltérő képességekkel, személyiséggel rendelkeznek és ezek nagyszerűen kiegészítik egymást. Ismerd meg önmagad és másokat, tudd, hogy kit melyik feladatra érdemes beosztanod. Minden típussal másképp érdemes beszélned, ez pedig egyértelműen a vezetői kommunikáció területe.
A személyiségtípusok és csoportszerepek ismerete nem csak rendkívül érdekes, de növeli az emberi erőforrás hatékonyabb kihasználását, a csapat teljesítményét is.
Számos vállalatnál használják a DISC vagy az Enneagram személyiségtipológiát, de a Belbin féle csoportszerepek is nagyon hasznosak. Nézz körül, ezeket az ismereteket tanfolyamon, könyvekből megismerheted. Ha nem akarsz vele bajlódni, kérheted egy jó tanácsadó segítségét is.
Egyén fejlesztése, betanítása
Az egyén fejlesztése folyamatos feladat
A dolgozó motiváltságának alapja a megfelelő szaktudás. A szaktudás folyamatos fejlesztése egészen addig a pontig, amíg tökéletes nem lesz, vezetői feladat. Ehhez pedig jó vezetői kommunikáció szükséges.
Előfordulhat például, hogy a takarító brigádunk egyik tagja verhetetlen az ablakpucolásban, de rosszul teljesít a padló felmosásban. A brigád vezetője köthetne olyan kompromisszumot, hogy csak az ablakpucolást bízza rá. Ez azonban nem lenne helyes. El kell érnie, hogy a padló felmosásban is megfelelően teljesítsen.
Mikor van szükség tehát a betanításra? Egy új dolgozó vagy új munkaterület esetében a betanítás feladata egyértelmű. Azonban egy régi dolgozó munkavégzése sem mindig tökéletes. A vezető csak akkor végzi jól a feladatát, ha nem köt kompromisszumokat: mindenkitől elvárja, hogy a rá bízott összes feladatban maximálisan teljesítsen. Ehhez pedig alkalmaznia kell a betanítás, fejlesztés eszközeit.
Betanítási terv, teljesítményértékelés
A fenti három fogalom nagyjából körülírja, milyen feladatokat kell jól elvégezned, hogy folyamatosan emeld a munkavégzés színvonalát.
A betanítási terv azt jelenti, hogy egy új munkatárs vagy egy új munkafolyamat betanítása előre meghatározott struktúrában, kész anyagokkal, szabályozottan és tervszerűen történik. Így elkerülöd, hogy az új dolgozó tanácstalanul álldogáljon, bizonytalan legyen a segítségkérésben és rengeteget hibázzon már az elején. Sokkal hamarabb kapsz használható és motivált munkaerőt.
A teljesítményértékelés segítségével méred a tudást és kijelölöd a fejlesztendő területeket. A dolgozó folyamatos visszajelzést kap és fejlődik a munkavégzése. Így elkerülöd, hogy félkész emberekkel kelljen dolgoznod, hogy bizonyos feladatokat csak egyes emberekre tudj rábízni, vagy hogy magadnak kelljen elvégezned nem vezetői feladatokat.
A jó hír, hogy ezeket az eszközöket nem neked kell kitalálni. Már készen vannak régóta, csak a cégedre kell szabni őket. Azt persze meg kell tanulnod, hogyan alkalmazd őket, ez pedig a vezetői kommunikáció fejlesztését igényli.
Vezetői kommunikáció – hogyan fejleszd?
Az előző mondattal elérkeztünk a harmadik kérdéshez: hogyan fejleszd a vezetői kommunikációt?
Egy elterjedt vélemény szerint egy vezetőnek heti szinten 4-5 órát kellene foglalkoznia önképzéssel. Ez napi egy órát jelent. Kevesen tudják ezt megvalósítani, de már heti egy órával is messzebb jutsz, mint az átlagos emberek többsége.
Hogyan fejlesztheted magadat? Például olvass!
Adják magukat a könyvek, bejegyzések, rövid összefoglalók. Vezetői kommunikáció témakörben egészen biztosan találsz kínálatot. Iratkozz fel egy online tréningre vagy ingyenes leckékre. Egy mobiltelefon segítségével bármikor tovább képezheted magad, ha odafigyelsz rá.
Talán most még nem találsz időt arra, hogy fejlődj. Hidd el, ez egy ördögi kör – nincs időd fejlődni, ezért beleragadsz a nem vezetői munkákba. Emiatt pedig még kevesebb időd lesz önmagadra, a cégedre, a fejlődésre. Használd ezért azt az időt, amit van, bármilyen kevés is legyen az. Ennek eredményeképp az időmennyiség is nőni fog.
Vegyél részt egyéni tréningen, coachingon
Lehet, hogy sokkal könnyebben fordítasz kéthetente két órát magadra, mint naponta 10 percet. Ha így van, vegyél részt egyéni tréningen, ahol koncentráltan, személyre szabottan kapod meg a számodra szükséges tudást. Ez akár online is megoldható, szóval az időhiány ne legyen többé kifogás.
Ha vezetőként nincs időd másokhoz alkalmazkodni, a Győri Tréningnél lehetőséged van akár egyéni tréningre is vezetői kommunikáció témakörökben. A neked legjobban megfelelő időpontban vehetsz részt képzésen, kettő-négy órás modulokban. Ha havonta vagy negyedévente felszabadítasz magadnak 4 órát erre a célra, akkor pár hónap alatt is komoly előrehaladást érhetsz el. És még mindig nem szántál rá havonta többet, mint az önképzés heti ajánlott időmennyisége.
Vezetői Kommunikáció Tréning – egy alaptréning, amin mindenképpen érdemes részt venned
A Vezetői Kommunikáció Alaptréningen olyan áttekintést nyersz a vezetői munkáról, amire később bármilyen további fejlődést felépíthetsz. Foglalkozol a saját vezetői szerepeddel, a Pygmalion hatással, a vezetői feladatcsoportokkal. Megismered a vezetői és beosztotti motivációk alapjait és alkalmazod azt a saját cégedre.
